Quy trình
Số luồng nghiệp vụ, nhóm vai trò, chi nhánh và các bước phê duyệt cần thống nhất giữa các bộ phận.
Dự toán theo quy trình, phân hệ, dữ liệu và kết nối thực tế. Bắt đầu từ phạm vi ưu tiên, sau đó xác định lộ trình mở rộng và chi phí vận hành.
Bắt đầu từ một quy trình ưu tiên · Mở rộng theo nhu cầu
Báo giá theo hiện trạng
Chưa có mức giá trọn gói chung cho mọi ERP. Các khoảng giá phần mềm tham khảo chỉ áp dụng cho phạm vi được mô tả, không đại diện cho toàn bộ hệ thống ERP.
Dành cho doanh nghiệp cần xác định nên làm phân hệ nào trước.
Dành cho đội ngũ đã xác định được một phạm vi có thể nghiệm thu.
Dành cho doanh nghiệp đang có hệ thống và cần bổ sung năng lực.
Cơ sở lập dự toán
Không chỉ là số phân hệ. Khối lượng xử lý và mức độ liên kết giữa các bộ phận cũng cần được làm rõ.
Số luồng nghiệp vụ, nhóm vai trò, chi nhánh và các bước phê duyệt cần thống nhất giữa các bộ phận.
Phạm vi chức năng, báo cáo và phân quyền của từng phân hệ; phần cần làm trước và phần có thể mở rộng sau.
Khối lượng, chất lượng dữ liệu cũ, công việc làm sạch, chuyển đổi và đối chiếu trước khi đưa vào sử dụng.
Hệ thống cần kết nối, khả năng cung cấp API, chiều đồng bộ, cách xử lý lỗi và đối soát dữ liệu.
Từ khảo sát đến vận hành
Làm rõ quy trình, vai trò, dữ liệu và tiêu chí nghiệm thu trước khi dự toán phát triển. Phí khảo sát được xác nhận theo phạm vi riêng.
Phân hệ, báo cáo, chuyển dữ liệu, tích hợp và đào tạo được chia thành các hạng mục hoặc giai đoạn có đầu ra rõ ràng.
Lập dự trù hạ tầng, bản quyền, sao lưu và hỗ trợ; những phân hệ bổ sung được đánh giá trước khi chốt ngân sách.
Từ trao đổi đến vận hành
Làm rõ quy trình, vai trò và dữ liệu. Đầu ra là phạm vi ưu tiên, đề xuất chi phí và tiêu chí nghiệm thu được hai bên thống nhất.
Xây dựng phân hệ hoặc quy trình ưu tiên, cho người phụ trách nghiệp vụ dùng thử và ghi nhận phản hồi trước khi mở rộng.
Chuẩn bị dữ liệu, kiểm tra phân quyền và tích hợp, đối chiếu kết quả theo tình huống thực tế; thống nhất phương án chuyển sang vận hành.
Hướng dẫn theo nhóm vai trò, bàn giao tài liệu và quyền truy cập đã thỏa thuận; xác nhận phạm vi bảo hành, hỗ trợ và theo dõi sau triển khai.
Chuẩn bị cho buổi trao đổi
Chia sẻ những gì bạn đang có. Ở bước đầu, chỉ cần mô tả; chưa cần gửi mật khẩu hoặc dữ liệu khách hàng.
Sơ đồ các bộ phận và luồng nghiệp vụ giữa các bộ phận.
Danh sách phân hệ ưu tiên như đơn hàng, kho, mua hàng hoặc báo cáo quản trị.
Số nhóm vai trò, chi nhánh; nguồn dữ liệu cũ và hệ thống cần kết nối.
Một quy trình có thể làm thí điểm, đầu mối nghiệp vụ và điều kiện nghiệm thu.
Trước khi quyết định
Những điều cần làm rõ để hai bên cùng hiểu đúng phạm vi.
ERP phụ thuộc vào quy trình, phân hệ, báo cáo, vai trò, dữ liệu và các hệ thống cần kết nối. Cyno cần làm rõ phạm vi trước khi dự toán. Các khoảng giá phần mềm tham khảo không đại diện cho chi phí của toàn bộ hệ thống ERP.
Có thể bắt đầu từ một quy trình hoặc phân hệ ưu tiên có đầu ra nghiệm thu rõ. Khi khảo sát, hai bên vẫn cần xác định dữ liệu dùng chung và các phụ thuộc để việc mở rộng sau này không làm gián đoạn phần đang vận hành.
Cần kiểm tra nguồn dữ liệu, cấu trúc và chất lượng trước khi thống nhất cách chuyển. Công việc có thể gồm làm sạch, ánh xạ trường, nhập thử và đối chiếu. Khối lượng chuyển dữ liệu, trách nhiệm xác nhận và phương án sao lưu được ghi trong phạm vi triển khai.
Khả năng kết nối phụ thuộc vào API, quyền truy cập, bản quyền và giới hạn của từng nền tảng. Cyno đánh giá từng điểm tích hợp, thống nhất dữ liệu đồng bộ, tần suất và cách xử lý lỗi trước khi báo giá hoặc cam kết triển khai.
Tiến độ được xác định sau khi chốt phạm vi và phụ thuộc vào mức độ phức tạp, dữ liệu, tích hợp và thời gian phối hợp của các bộ phận. Đề xuất cần ghi rõ các giai đoạn, đầu ra và điều kiện nghiệm thu; không áp một mốc thời gian chung cho mọi hệ thống.
Hai bên lập danh sách nhóm vai trò, dữ liệu được xem hoặc sửa và các bước phê duyệt. Phân quyền được kiểm thử theo tình huống nghiệp vụ đã thống nhất; các yêu cầu như nhật ký thao tác hoặc giới hạn theo chi nhánh cần được mô tả trong phạm vi.
Danh sách tài khoản, tài liệu, hướng dẫn theo nhóm vai trò, buổi đào tạo và quyền đối với mã nguồn hoặc bản quyền được xác nhận trong đề xuất. Đầu mối nghiệp vụ của doanh nghiệp cùng kiểm tra và nghiệm thu theo các đầu ra đã thống nhất.
Bảo hành xử lý lỗi thuộc phạm vi và thời hạn đã cam kết. Hạ tầng, bản quyền, sao lưu và hỗ trợ vận hành được dự trù riêng theo thỏa thuận. Phân hệ mới hoặc thay đổi yêu cầu cần đánh giá tác động, chi phí và tiến độ trước khi thực hiện.
Bắt đầu từ nhu cầu thực tế
Chọn nhu cầu và mô tả quy trình cần ưu tiên. Cyno sẽ cùng bạn làm rõ hiện trạng, dữ liệu và phạm vi trước khi gửi đề xuất.
Chỉ cần mô tả ở bước đầu. Chưa cần gửi mật khẩu, mã nguồn hoặc dữ liệu nghiệp vụ chi tiết.